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Como foi o Processo de Transição de TI da Intel em Apoio aos 100.000 Funcionários Remotos da Empresa

por Archie Deskus, SVP e CIO da Intel

As operações da Intel, uma das maiores fabricantes de processadores e semicondutores do mundo, são a espinha dorsal das cadeias de suprimentos globais que fornecem equipamentos e soluções para combater a pandemia de COVID-19, além de garantir a produtividade de pessoas e empresas em um cenário totalmente inédito. Graças à nossa tecnologia, nossos clientes podem oferecer serviços, ferramentas e infraestruturas vitais a milhões de pessoas que estão combatendo diretamente o vírus, cuidando dos infectados ou ajudando a garantir a segurança dos demais.

A Intel, assim como outras organizações, implantou sua estrutura de trabalho remoto há muitos anos. Ainda assim, a pandemia do COVID-19 nos levou repentinamente a um cenário em que mais de 100.000 colaboradores precisariam trabalhar remotamente, além de nossos funcionários temporários e parceiros do ecossistema. A rapidez do processo exigiu uma mudança radical na nossa abordagem.

A fim de realizar uma transição que não impactasse nossas operações, tivemos que realizar diversas mudanças nos processos de fabricação, suprimentos, vendas, marketing, recursos humanos e financeiros. Nossos processos de fabricação, por exemplo, são altamente automatizados. A fim de manter as fábricas funcionando foi necessário equipar nossos técnicos e engenheiros com recursos de operações remotas que permitem a continuidade das operações e o acesso aos equipamentos para instalações e solução de problemas. Já nossas equipes de vendas e de marketing tiveram que se adaptar a trabalhar com nossos clientes e parceiros da indústria por meio de reuniões e eventos remotos. A fim de oferecer uma experiência integrada e consistente, tivemos que ajustar diversas plataformas para possibilitar e acelerar esse tipo de colaboração.

Estar preparado não é o suficiente

Desde o início da pandemia do coronavírus, a liderança da Intel tem duas prioridades: a saúde e segurança dos nossos funcionários e o apoio aos nossos clientes por meio da manutenção das nossas operações. Depois da SARS entre os anos de 2002 e 2003, a Intel decidiu criar o Pandemic Leadership Team (PLT). O PLT participa da coordenação desse tipo de esforço em todas as áreas da empresa e conta com especialistas em questões ligadas a saúde e operações de negócios. Além disso, todas as unidades da Intel precisam ter um Plano de Continuidade de Negócios (BCP, na sigla em inglês) implantado. Para a área de TI da Intel, isso significa que já estávamos prontos para ter cerca de metade dos nossos colaboradores trabalhando de forma remota a qualquer momento, já que a força de trabalho da Intel tem uma mobilidade alta e usa PCs móveis há muitos anos. Os colaboradores estão acostumados a trabalhar com um amplo conjunto de tecnologias de comunicação e colaboração para que possam executar suas tarefas de forma efetiva e produtiva mesmo fora do escritório. Além disso, o VPN da Intel está programado para remanejar automaticamente o excesso de usuários para um VPN alternativo. Enquanto toda essas ações lançaram as bases para esse cenário inesperado de trabalhar em casa, os métodos tradicionais de construção da infraestrutura foram lentos demais frente a crise atual. A TI da Intel também precisou adotar rapidamente soluções criativas que oferecessem agilidade em caso de escalonamento.

Mudança de mentalidade para o pior cenário possível de TI

Ficou claro rapidamente que, apesar do planejamento, não conseguiríamos manter o desempenho do nosso VPN com esse aumento inesperado na demanda. Já não estávamos falando em apoiar um certo percentual de funcionários remotos por um período relativamente curto de tempo; precisávamos nos esforçar ao máximo para enfrentar o pior cenário possível de TI. Teríamos que ir além da nossa zona de conforto para aumentar nossa capacidade em um curtíssimo espaço de tempo, mesmo com soluções imperfeitas. Em seguida, trabalhamos em fases rumo a soluções mais permanentes. Nossa resposta precisava seguir o ritmo da pandemia. Assim, nossas equipes de engenharia de áudio e vídeo, colaboração de dados, segurança e privacidade, rede, servidor, armazenamento, operações e virtualização tiveram que trabalhar lado a lado para acelerar nossa reposta.

Nossa abordagem tradicional consistiria em adicionar mais capacidade no local, o que levaria de duas semanas a três meses. Em vez disso, decidimos transferir algumas das cargas de trabalho com maior consumo de largura de banda, como conferência de áudio e vídeo, para a nuvem. Não foi um passo tão grande quanto parece, uma vez que a estratégia de múltiplas nuvens adotada pela TI da Intel atende às necessidades dos negócios enquanto mantém a segurança e oferece suporte às capacidades de anything-as-a-service (XaaS, na sigla em inglês). Com base na nossa estratégia de múltiplas nuvens foi possível aumentar rapidamente o uso de ofertas as-a-service, para que os funcionários pudessem acessar facilmente ferramentas e recursos que não precisam de VPN. Aproveitamos as relações existentes com os provedores de serviços em nuvem, colaborando para priorizar o que era necessário para acomodar mais transições de carga de trabalho para a nuvem.

Apesar do nosso planejamento cuidados e prontidão da nuvem, foi um trabalho hercúleo. Tivemos que dobrar a capacidade de VPN da Intel em um único fim de semana e acelerar simultaneamente o suporte local. Na manhã de segunda-feira, os funcionários da Intel do mundo todo já podiam trabalhar e produzir a partir de suas casas.

Mudanças de processos para acelerar nossa respostas

Tivemos que adaptar rapidamente nossos processos formais a fim de acelerar nossa reposta. A adesão a esses processos ainda no início poderia resultar em milhares de funcionários incapazes de realizar suas tarefas. Abrimos exceções em nossos processos de compras, modificamos os processos de entrada e saída, permitindo que os funcionários marcassem apenas presença virtual. Aceleramos a entrega de laptops por meio do redirecionamento temporário de dispositivos do nosso programa de atualização e adicionamos novos recursos para oferecer suporte ao trabalho remoto para maior colaboração.

O que vem por aí para a equipe de TI?

Agilidade e disposição para soluções alternativas foram fundamentais para nosso sucesso inicial. Tivemos que encarar os problemas a partir de um novo ângulo, incentivar o debate interno e colaborativo e tomar decisões rápidas que envolviam abrir mão de algumas coisas. Nosso antigo BCP tornou-se nosso “novo normal”. Afinal, como é esse BCP atualizado, em caso de outro evento catastrófico além da pandemia?

Sabemos da nossa capacidade de escalonamento usando soluções em nuvem sempre que necessário. Assim, ganhamos tempo para construir infraestrutura física adicional. Conseguimos expandir nossa redundância total para a nova capacidade adicional já nas duas primeiras semanas de apoio a uma força de trabalho remota. Agora, já podemos começar a trazer algumas cargas de trabalho as-a-service de volta da nuvem a fim de otimizar nossos custos e soluções, enquanto ainda aproveitamos esse recurso expandido para quaisquer necessidades futuras.

Daqui para a frente

A luta contra o COVID-19 está longe de acabar. Estamos prontos para trabalhar com pessoas e governos do mundo todo para enfrentar esse desafio. Mas é possível que as coisas nunca voltem a ser como antes. A pandemia pode ser o ponto alto para demonstrarmos o sucesso e os benefícios do trabalho remoto em larga escala. Talvez surjam novos modelos de negócios e tecnologias revolucionárias com o potencial de reinventar a forma como trabalhamos. Para muitos de nós, será um momento marcante em nossas jornadas de transformação digital. Depois que tudo isso acabar, haverá um ponto de reflexão em que a maioria das empresas irá optar por acelerar suas estratégias de transformação digital para ajudar em imprevistos futuros.

Sobre a Intel

A Intel (NASDAQ: INTC) é líder da indústria e cria tecnologias que mudam o mundo, apoiando o progresso e melhorando a vida das pessoas. Inspirados pela Lei de Moore, trabalhamos continuamente no aprimoramento do design e da fabricação de nossos semicondutores para ajudar clientes e parceiros a encontrar a melhor resposta para seus maiores desafios. Ao incorporar inteligência à nuvem, rede, borda e em todos os dispositivos de computação, fazemos com que o potencial dos dados seja realmente capaz de transformar os negócios e a sociedade. Para saber mais sobre as inovações da Intel, acesse newsroom.intel.com.br e intel.com.br.

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